Керівництво користувача VisualService

  1. Керівництво користувача VisualService
  2. Контакт центр
  3. Звернення мешканців
  4. Реєстрація звернень
  5. Закладка «Звернення»

Закладка «Звернення»

Зміст звернення – довільний текст, що описує суть звернення.

Звернення № – порядковий номер звернення. Можливо налаштувати авто нумерацію звернень (Див. Автонумерація документів) або вказати вручну.

Дата і час звернення – Дата і час реєстрації звернення

Вид звернення –

Варіанти: Звернення фізичної особи, Звернення юридичної особи, Будинкове звернення (якщо Заявник не зареєстрований за даною адресою ).

Стан звернення –

Варіанти:

Отримане –

Розглянуте –

Контрольне –

Закрите – всі роботи по зверненню виконані або робіт в зверненні не вказано.

Надходження – тип реєстрації в системі.

Варіанти:

Internet- звернення зареєстроване на порталі контакт-центру в особистому кабінеті мешканця.

Телефонне – звернення зареєстровано по телефонному дзвінку

Усне – заявник особисто звернувся в контакт-центр.

Пісьмове – заявник письмово звернувся в контакт-центр

E-mail – звернення отримано на поштову скриньку контакт-центру

Ознака – інформація, що вказує на особливості звернення.

Варіанти:

Первинне – звернення, щодо вказаних питань (Робіт по зверненню) по адресі,  надійшло вперше

Повторне – звернення, щодо вказаних питань (Робіт по зверненню) по адресі,  надійшло повторно. В цьому випадку з’явиться вікно з переліком зареєстрованих звернень з ознакою Первинне. Необхідно буде вибрати звернення….

Дублетне –

Неодноразове –

Масове –

Доступне до перегляду на карті звернень – якщо встановлена ця ознака, звернення буде відображатися напроти вказаного будинку на карті звернень міста на порталі «Муніципальні оголошення»

Надіслати e-mail по завершенню робіт – якщо встановлена ця ознака, по завершенню робіт заявнику буде вислано лист на e-mail, вказаний в анкетних даних Абонента (див Абоненти (склад сім’ї, пільги)).

Цю ознаку дозволено встановлювати, якщо Заявник зареєстрований за вказаною адресою.

Надіслати СМС по завершенню робіт – якщо встановлена ця ознака, по завершенню робіт заявнику буде вислано СМС на номер мобільного телефону, що вказаний по замовчуванню в анкетних даних Абонента (див Абоненти (склад сім’ї, пільги)).

Цю ознаку дозволено встановлювати, якщо за Заявником зареєстровано номер мобільного телефону.

Передзвонити абоненту по завершенню робіт – якщо встановлена ця ознака, по завершенню виконання робіт, то для служби обдзвону TIS Callcenter AsterCalls Service  буде згенероване завдання на перевірку виконаних робіт. В якості номера телефону, на який потрібно виконати дзвінок, в завданні буде вказано телефон звернення.

(див. Служба автоматичного обдзвону TIS Callcenter AsterCalls Service),  (див. модуль Контроль виконання робіт).

Телефон звернення – номер телефону, з якого був виконаний дзвінок до контакт-центру.

Якщо заявник зареєстрований за адресою звернення, то телефон звернення буде додано в картку абонента.

Телефони заявника – відображається перелік телефонів з картки абонента,  якщо заявник зареєстрований за адресою звернення.

Роботи по зверненню

При реєстрації звернення необхідно вказати категорії питань, які фігурують в зверненні. Це дає можливість визначити організацію – відповідального виконавця робіт. Зареєстровані в зверненні категорії питань автоматично з’являться на порталі «Муніципальні оголошення» в розділі «Мої оголошення».

Перед реєстрацією нової роботи необхідно вказати адресу будинку.

При реєстрації нової роботи, спочатку з довідника категорій робіт (опитувань), необхідно вибрати категорію роботи

При виборі певної категорії робіт:

  • В таблицях відображається Історія звернень мешканців вказаного будинку по даній категорії робіт і Заплановані роботи даної категорії.
  • Варіанти відповіді заявнику, яку може озвучити оператор контакт-центру.
  • Нормативи часу для аварійної роботи.

Ця інформація потрібна оператору при спілкуванні з заявником.
Після вибору категорії робіт, з’явиться вікно реєстрації інформації щодо виконання роботи по зверненню.

Крім поля Категорія робіт додатково потрібно заповнити наступні поля:

Дата початку робіт – планова дата початку робіт

Дата контролю – планова дата контролю виконання робіт

Об’єкт інфраструктури – об’єкт інфраструктури міста, якого стосується вказана робота. (Необов’язкове поле. Див Довідник категорій робіт (питань))

Статус роботи –  Варіанти: Виконується, Виконано, Заплановано, Відхилено.

Виконавець роботи – Організація, яка відповідальна за виконання  робіт даної категорії в даному будинку

Працівник – працівник організації – виконавця робіт, що контролює виконання роботи.

Надіслати СМС по завершенню робіт – якщо встановлена ця ознака, по завершенню робіт заявнику буде вислано СМС на номер мобільного телефону, що вказаний по замовчуванню в анкетних даних Абонента (див Абоненти (склад сім’ї, пільги)).

Цю ознаку дозволено встановлювати, якщо за Заявником зареєстровано номер мобільного

телефону.

Доступне до перегляду на карті звернень – інформація тільки для перегляду. Редагується в вікні реєстрації звернення.

Надіслати відповідь споживачу на e-mail – інформація тільки для перегляду. Редагується в вікні реєстрації звернення.

Наступні поля заповнюються Виконавцем роботи після завершення робіт:

Дата завершення робіт – Фактична дата завершення робіт

Опис проведеної роботи – Коментар до виконаної роботи

Розділ: Закладка «Звернення»

Чи була ця інформація корисною? Так Ні

Зв’язатись