Керівництво користувача VisualService

  1. Керівництво користувача VisualService
  2. Реєстр учнівських карток

Реєстр учнівських карток

Технічна документація

до програмного комплексу «VisualService» модуль «Реєстр електронних учнівських карток»

2019р. м. Івано-Франківськ, ТОВ «Техноінфософт»

E-Mail tov.techoimfosoft@gmail.com

Увага ! Контактний телефон 096 548 89 80

  1. Екранна форма «Начальні заклади»

Призначена для формування переліку навчальних закладів, класів (груп) та перегляду переліку учнів.

  1. Навчальним закладом може бути лише підприємство, яке було внесено у довідник «Юридичні особи». В цьому довіднику вносяться усі реквізити підприємства, такі як:
  2. Код
  3. Назва скорочена
  4. Назва повна
  5. Адреса фактична та юридична
  6. ЄДРПОУ
  7. Телефон
  8. та ін. (див. скрін)

Загальний вигляд форми внесення (редагування) реквізитів юридичної особи:

Також цей довідник дає можливість обліку відповідальних працівників.

Загальний вигляд форми редагування відповідальної особи

  • Екранна форма «Навчальні заклади»

Призначена для створення переліку навчальних закладів, класів та перегляду переліку імпортованих учнів.

Загальний вигляд форми «Начальні заклади»

Елемент базової форми доповнює список не активними навчальними закладами.

Панель  інструментів

складається з п’яти кнопок:

 Додати навчальний заклад

 Редагувати навчальний заклад

 Видалити навчальний заклад

 Перечитати з сервера

Звіти та списки

Кнопки панелі інструментів «Редагувати» та «Видалити» доступні лише для тих користувачів, які мають відповідні права доступу до обраного навчального закладу. Додати новий навчальний заклад має право тільки адміністратор програмного комплексу.

  • Додавання нового навчального закладу

Для створення нового навчального закладу потрібно вибрати юридичну особу та зареєструвати її як навчальний заклад.

Вигляд форми додавання нового навчального закладу

  • Перегляд, внесення та редагування класів реалізовано у вигляді окремої таблиці із панеллю інструментів

Вигляд форми редагування класу

  • Для встановлення фільтру по паралелі передбачено спеціальний комбобокс. (див. скрін)

У випадку вибору одної з паралелей перелік класів буде обмежено цим значенням.

Встановлення даного чекера показує класи, які мають дату завершення дії.

Такі класи відображуються в загальному переліку сірим рядком.

За необхідності можна відновити клас видаливши значення в полі «Дата завершення дії»

  •  Для обліку навчальних закладів передбачено можливість заповнення характеристик.

Це універсальний інструмент, яким можна описати навчальний заклад.

  • Перелік характеристик налаштовується в довідниках «Групи характеристик» та «Характеристики».

Загальний вигляд довідника «Характеристики»

  • Значення характеристик можуть бути перелічувані (наперед визначений перелік значень у довіднику) або такі що вводяться.
  • Значення характеристик можуть мати наступні типи:
    • Текст
    • Число
    • Дата
  • При внесені характеристик автоматично зберігається історія змін

Загальний вигляд форми внесення характеристик

Загальний вигляд форми внесення (редагування) характеристики (перелічуваної)

  • «Імпорт з системи “КУРС”

Форма призначена для імпорту наявної в електронному вигляді інформації про учнів з системи обліку «КУРС школа», розроблена з метою уникнення необхідності подвійного вводу інформації.

Загальний вигляд форми імпорту

Перелік навчальних закладів відображується з урахуванням налаштованих прав доступу для користувача програми.

Процедура імпорту даних складається з наступних кроків:

  • Підготувати Ексель файл з переліком учнів за допомогою програмного комплексу «КУРС Школа»

 В програмі КУРС проводимо налаштування для експорту в Excel

а) вибираємо вкладку Учні

б) вибираємо перелік стовпчиків для експорту

в) натискаємо кнопку Експорт та вибираємо в Excel

г) Excel-файл слід зберегти у папку d:\VisualService\Reports\

Файл потрібно зберегти з умовною (короткою) назвою школа + рік та місяць (наприклад Школа201901.xls )

д) Потрібно перейменувати використовуючи контекстне меню  аркуш Excel-файлу з довгої назви типу «10Люди    (2018-2019)-1   (KYRS 11.01.2019 15.31.19)» на «Аркуш1»

УВАГА !

У випадку не перейменування аркушу або збереження файлу з довгим іменем в папку, яка містить пробіли імпорт здійснити неможливо.

Скрін з демонстраціїю перейменування аркушу Ексель листа

  • Відкрити в програмі «VisualService» форму «Імпорт з системи КУРС»
  • Вибрати необхідний навчальний заклад у списку.
  • Натиснути кнопку (Додати)
  •  Переглянути результати імпорту з Excel файлу можна в таблиці «Перелік імпортованих учнів» Якщо все вірно, далі натиснути кнопку  «Експорт у реєстр учнів» для остаточного перенесення даних в реєстр учнів.

Процедура експорту даних

  • додає нові класи
  • додає нових учнів
  • змінює існуючих учнів (наприклад переводить з класу в клас)
  • проводить вибуття учнів

Процедуру імпорту – експорту можна виконувати декілька разів. Дані будуть доповнюватись.

Не імпортуються учні, в яких не вказано паралель або літеру класу.

Також на вибір користувача можуть не імпортуватись ті учні, що не відмічені в системі «КУРС Школа»  Дозволено обробку персональних даних (не надають дозволу на обробку персональних даних).

Успішно експортовані записи отримують унікальний код з реєстру.

Не імпортовані записи відмічені в таблиці «Учні» сірим кольором.

Загальна кількість записів відобразиться в таблиці «Заголовок імпорту».

Наприклад:


  • Екранна форма «Реєстр учнів» (та їх електронних карток)

Основне робоче місце працівника навчального закладу, яке призначене для ведення реєстру учнів та їх електронних карток.

Загальний вигляд екранної форми «Реєстр учнів»

Панель інструментів складається з п’яти кнопок

 Кнопка призначена для приховування (відображення) параметрів фільтра

 Кнопка відображення (приховування) таблиці історії змін по учню

 Кнопка перечитати інформацію з сервера (поновлює дані на екранні локального комп’ютера у випадку зміни іншим користувачем програми)

 Кнопка переходу до вибору та формування звітів

  • На початку роботи фільтр завжди встановлено на останній день дати модифікації та вибрано один навчальний заклад до якого є право перегляду. Тобто в таблиці «Учні» буде відображено лише ті записи, що були модифіковані протягом останнього дня з вибраної школи.

Такий же режим фільтра по замовчуванню можна викликати натисканням кнопки

Встановлений фільтр показує скільки учнів відфільтровано для роботи

Увага!

Елемент фільтру «Навчальні заклади» враховує налаштовані права доступу для користувача програми.

В закладку «Картка учня» виводиться вся інформація про вибраного учня, включаючи таблицю “Пільги”

Алгоритм надання доступу до модифікації інформації:

– Для додавання учня треба вказати навчальний заклад в фільтрі. Право на додавання учнів зчитується для навчального закладу, що вказано у фільтрі.

– Права на редагування і видалення зчитуються для навчального закладу, в записі поточного учня, який треба модифікувати. В формі редагування: Поле Начальний заклад – завжди недоступне для зміни

  • Для фотографування одного класу рекомендується встановити фільтр таким чином:

Вибрати школу, вибрати клас, очистити поле «Дата модифікації з»

– натиснути кнопку «Застосувати»

В таблиці переліку буде відібрано учнів одного класу посортованих в алфавітному порядку.

  • Здійснення реєстрації запиту на виготовлення електронної картки учня починається з відкриття форми редагування персональних даних:

Увага !

Доступність кнопок «Додавання учня», «Вибуття учня» та «Зміна персональних даних» враховує

налаштовані права доступу до інформації для користувача програми.

Загальний вигляд форми редагування інформації про учня

  • Послідовність дій при реєстрації нового запиту на виготовлення картки учня:

а) Перевірити та за необхідності змінити або доповнити персональні дані. Особливо звернути увагу на правильність заповнення полів:

  • Прізвище
  • Ім’я
  • По-батькові
  • Дата народження

б) Натиснути кнопку «Нова картка» над таблицею «Електронні картки».

в) Заповнити форму реєстрації запиту на виготовлення картки (залишити статус картки «Готується до виготовлення»)

г) натиснути кнопку «Добавити» на панелі інструментів управління закладки «Фотокопії документів»

Форма створення фото на картку івано-франківця

д) натиснути кнопку «Сфотографувати» 

Форма перейде в режим отримання відео з веб камери, що підключена до ПК

Для вибору та налаштування якості фото потрібно перейти кнопкою «Налаштування веб камери»

Загальний вигляд форми вибору і налаштування вебкамери


Загальний вигляд форми налаштування формату відео

Увага! 

Якщо вебкамера не працює (показує чорний екран) потрібно перевірити чи вірно вказано саме параметри налаштування формату відео.

Також потрібно перевірити чи не використовується вебкамера іншою програмою (наприклад Skype, веб портали тощо)

е) Здійснити фотографування кнопкою .

Потрібно розмістити учня максимально близько до веб камери на білому фоні, звернути увагу на достатню кількість світла та фокусування

е) Обітнути фото кнопкою

На екрані користувача залишиться обітнуте фото згідно вимог:

Якщо обтинання фото пропустити програма нагадає про помилку відповідним повідомленням:

є) Підтвердити результат фотографування та зберегти електронний документ

ж) Ще одним обов’язковим кроком створення заявки на виготовлення електронної картки є внесення запису про електронну картку.

Загальний вигляд форми внесення та редагування запису про електронну карку учня

Для нової картки не потрібно вказувати жодних параметрів.

Підтвердити внесення запиту на виготовлення картки кнопкою ОК.

Передбачено наступні статуси електронної картки учня:

*
  • Готується до виготовлення
*
  • Відправлена на виготовлення
*
  • Виготовлена, очікує видачі
*
  • Отримана
*
  • Анульована

Етапи та принципи виготовлення картки:

  • Картка отримує свій номер після присвоєння статусу «Відправлена на виготовлення».
  • Номер картки не доступний до редагування.
  • Дата видачі заповнюється одночасно із отриманням статусу «Отримана»
  • Термін дії картки передбачено проставляти автоматично виходячи з наступного принципу:

Для 1 паралелі – 3 роки з моменту початку навчання

Для 4 паралелі – 5 років

Для 9 паралелі – 3 роки

  • В будь якому випадку для нової виготовленої картки найменший термін дії становить 3 роки.


  • Друкування заяви на виготовлення картки та інших звітів

Друкування заяви потрібно виконувати після редагування персональних даних та оформлення запиту на виготовлення картки і здійснення фотографування.

  • Перехід до формування заяви безпосередньо з форми внесення персональних даних про учня «Реєстр учнів» відбувається кнопкою

Загальний вигляд форми виконання звітів

Загальний вигляд сформованого звіту «Заява анкета про внесення даних в реєстр учнівських карток»

Загальний вигляд меню переходу до формування звітів

  • Необхідно вибрати звіт або з випадаючого списку, або кнопкою
  • Для вибраного звіту необхідно вказати параметри
  • Після формування звіту його можна надрукувати або зберегти в одному із запропонованих форматів.
  • Для багатосторінкових звітів потрібно скористатись кнопками навігації
  • Загальний вигляд звіту «Стан оформлення карток в розрізі навчальних закладів»
  • Налаштування прав доступу до інформації

В лівій частині відображується деревовидний перелік:

  • Підрозділи Департаменту освіти (навчальні заклади)
  • Роль користувачів
  • Перелік користувачів

В правій частині форми на закладці «Інше» відображується перелік Навчальних закладів та відміток про права доступу. Окремо для кожного навчального закладу налаштовуються права до наступних дій користувача:

  • Перегляд
  • Додати
  • Змінити
  • Видалити

У екранних формах роботи з інформацією «Навчальні заклади» та «Реєстр учнів» доступними елементами для перегляду будуть тільки ті що мають відмітку «Перегляд». Користувач, що створює новий навчальний заклад автоматично отримує всі права доступу до нього. Таким користувачем, що має право створювати нові навчальні заклади є Адміністратор програмного комплексу.

Загальний вигляд форми «Права доступ до інформації» закладка «По підприємству»

Загальний вигляд форми «Права доступ до інформації» закладка «Інше»

  • Налаштування прав доступу до звітів

Права доступу до звітів налаштовуються простим розставленням «галочок» для ролей програмного комплексу. Тобто право формування звіту буде надано для всіх користувачів, які мають дану роль.

Контактна інформація

м. Івано-Франківськ,

ТОВ «Техноінфософт»

E-Mail tov.techoimfosoft@gmail.com

Увага ! Контактний телефон 096 548 89 80

Розділ: Реєстр учнівських карток

Чи була ця інформація корисною? Так Ні

Зв’язатись